Factuurnummer toekennen - versturen/afdrukken - Betaling registreren

Nadat u de facturen hebt aangemaakt, gecontroleerd en eventueel gecorrigeerd, kan u deze een factuurnummer geven.
1) Filter op 'Enkel aangemaakte facturen'.
2) Selecteer alle facturen en klik op 'Factuurnummer toekennen'.

Opgelet: De facturen zullen nu uit het zicht verdwijnen. Dit is normaal. U kan ze terugvinden bij de status 'Toon alle facturen'.

Selecteer alle facturen en klik op de knop 'Printen/e-mail'.
Afhankelijk van de keuzes die u bij de ouders hebt aangevinkt, zal de factuur automatisch bij de door te mailen/af te drukken facturen staan.

Bij het afdrukken van de factureren hebt u nog een aantal mogelijkheden.
1) Indien u het vinkje hier aanduidt, dan zullen ook facturen waarbij enkel mail aangevinkt staat, ook mee afgedrukt kunnen worden.
2) In dit schermpje kunnen meldingen komen wanneer een factuur om de één of andere reden niet afgedrukt kan worden. U kan dit dan gaan corrigeren door op 'Corrigeer' te klikken.

Klik op 'Print' om de facturen af te drukken. Deze zullen eerst als PDF geopend worden.

Bij het versturen via mail, klik je best altijd nog even op 'E-mail tekst'.
Het begeleidende mailtje dat gestuurd zal worden bij de factuur zal getoond worden en u kan dit dan ook nog aanpassen.

Bij het E-mail tekstje heb je verschillende keuzes.
Je krijgt eerst het standaard ingestelde tekstje te zien. Dit zal alle noodzakelijke info bevatten.
1) U kan er ook voor kiezen om een ander tekstje te gebruiken. Zo kan je onder andere verschillende tekstjes in d-care zetten voor het versturen van facturen, herinneringen, ...
2) Maak gebruik van de sleutelwoorden zoals gewenst. Deze zorgen ervoor dat de mail telkens persoonlijker overkomt bij de ouders.

Let op: U mag alle sleutelwoorden uit het mailtje halen, BEHALVE DE {link} DEZE VERWIJST NAAR DE FACTUUR.

Als u op opslaan klikt, zal uw tekstje opgeslagen worden en kan je de facturen verzenden.

Nadat je de facturen verzonden hebt naar de ouders kan je de betalingsopvolging doen.
Een factuur als betaald registreren doe je door deze te selecteren en op de knop 'Betaald' te klikken.
Indien je met een koppeling met CODABOX werkt, zullen de betalingen automatisch verwerkt worden in d-care.

Om betalingsopvolging te doen is het ook handig dat je kan filteren op status.

Je kan ook herinneringen versturen door de factuur/facturen te selecteren en op 'Herinngering' te klikken.
Daarna volgt hetzelfde principe als bij het versturen van de facturen. Pas hier ook zeker je tekstje aan naar iets wat passend is bij een herinnering.